WABO programmamanagement voor de Gemeente Breda

Procense verzorgt voor haar partner Perficio het programmamanagement voor de implementatie van de WABO, de wet die per 01/01/10 de omgevingsvergunning voor burgers en bedrijven mogelijk maakt. Daarmee vervangt één aanvraag een 25 tal voorheen losse vergunningaanvragen. Het betreft vergunningen voor onder andere bouwen, slopen, kappen, uitrit en milieu.

 

Menno Prins leidt namens Procense met het programmateam de verandering in werken. Wabo is geen doel op zich, maar een middel om de dienstverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren. Dat betekend voor medewerkers meer klantgerichtheid, samenwerking en pro-activiteit.

 

Deze casebeschrijving zoemt in op één onderdeel van de opdracht: de doorlooptijden van vergunningverlening fors verkorten.

 

Start: vaststellen huidige prestatie

De wet schrijft voor dat de doorlooptijd van 12 weken terug moet naar 8 weken. Het ontbrak aan besturingsinformatie over de prestatie op dit gebied. Procense is gestart met het formeren van een projectteam met medewerkers van alle vakgebieden. Met hen is de huidige doorlooptijd betrouwbaar vastgesteld.

 

Aanpak: de medewerkers hebben de kennis

Het projecteam heeft onder begeleiding van Procense het huidige proces geanalyseerd en de doorlooptijden en behandeltijden geïnventariseerd. Door dit gezamenlijk te doen, ontstond direct de eerste inzichten voor verbetering. In vervolgsessies is het gewenste proces opgesteld dat - op papier -binnen acht weken te doorlopen was. De verbetermaatregelen zijn vastgesteld en door de betrokken medewerkers zelf gedeeld met hun collega's. Gezamenlijk zijn alle randvoorwaarden benoemd die nodig waren om de verbeteringen in te voeren. Daarmee ontstond veel draagvlak voor de aanpak.

 

De verbeteringen zijn door de medewerkers in het projectteam grotendeels zelf geïmplementeerd. Onderdeel daarvan was de inrichting van operationele besturing voor medewerker en manager. Daarmee stond er niets meer in de weg om vanaf de startdatum volgens de nieuwe manier te gaan werken.

 

Tijdens de eerste maanden heeft Procense zowel medewerkers als management gecoacht in de nieuwe werkwijze. Medewerkers kregen speciale aandacht op de aspect discipline, afspraken nakomen en time management. Het management kreeg ondersteuning in hun faciliterende en operationele besturingsrol.

 

Het resultaat: forse verbetering

In een half jaar is het gelukt om 90% van de reguliere bouwvergunningen binnen acht weken tot besluit te brengen. Dit was bij de start maar 39%. De productiviteit is in dezelfde periode gestegen: met minder mensen worden meer vergunningen afgegeven. De medewerkers zijn hebben de verandering in een evaluatie als positief bestempeld.

 

Voor meer informatie over deze case, programmamanagement door Procense of hoe uw doorlooptijden van vergunningverlening of andere processen drastisch kunnen worden verkort, kunt u contact opnemen met Menno Prins op 070-365 79 66.

 

naar alle opdrachten