De Gemeente Gouda wil voor het team Stadstoezicht processen vastleggen en borgen. Bij het inwerken van nieuwe mensen werd alles uit het hoofd gedaan, in plaats van aan de hand van beschreven processen. Ook was er behoefte aan één manier van werken. Procense werd ingeschakeld om, zoals de opdrachtgever zelf zegt: ‘te helpen met de basis op orde te krijgen’.
Overzicht krijgen
De start van dit proces was een overzicht maken van alles wat het team doet. Sander Bosch, die namens Procense de gemeente hielp, beschreef in drie tot zes sessies met de uitvoerders in de teams processen en activiteiten op detailniveau. Denk daarbij aan processen voor parkeerhandhaving, horecacontrole of afhandelen overlastmeldingen.
Proces overdragen
Elk uitgewerkt proces werd vervolgens overgedragen aan een procesbeheerder, het aanspreekpunt binnen de afdeling. De geprioriteerde processen werkte Sander uit in de tool Engage. Om vervolgen samen met de werkvloer procesbeheerschap en eigenaarschap te definiëren en te implementeren. Met elkaar bepaalden ze waar uitdagingen zitten en zetten ze een vergaderroutine op.
Mensen erbij betrokken
Bij procesmanagement ligt het risico op de loer dat je te veel of te weinig doet en daardoor net de precieze aansluiting naar de uitvoering mist. Daarom bepaalden uitvoerenden wat ze precies nodig hebben. Ook werd continu het management erbij betrokken, om te zien wat wel en niet prioriteit moet krijgen met uitwerken.
Alles is beschreven
Het project bij Stadstoezicht is afgerond. Het team heeft nu overzicht, omdat alles beschreven is. Een overzicht in alle processen en veel processen zijn inhoudelijk uitgewerkt en uitgediept. Zo kunnen ze beter het gesprek voeren met elkaar. En ze hebben de juiste tools om ermee te werken en continu te verbeteren. Maar er is nog genoeg te doen. Daarom heeft het team een kwaliteitsmedewerker aangetrokken die in haar takenpakket de rol van Sander overneemt, na de opdracht. Momenteel zet Sander zijn tanden in een vervolgopdracht voor het team Veiligheid en Wijken van gemeente Gouda. Daar werkt hij met de mensen aan procesmanagement, hij helpt het team met dezelfde behoefte aan overzicht en inzicht in de processen.