Gembawalk

In Lean zijn een paar principes die samenkomen in de methode die Gembawalk heet. Gemba is een Japans woord dat gebruikt wordt voor ‘werkvloer’ en walk staat voor het al lopend volgen van het proces dat op de werkvloer wordt uitgevoerd. Bij voorkeur het klantproces, ook wel de waardestroom genoemd – daar waar waarde wordt gecreëerd voor de klant. Bij bijvoorbeeld een bakker zijn dat alle stapjes om brooddeeg te maken en te bakken tot brood, bij een gemeente waar een vergunningaanvraag binnenkomt en wordt beoordeeld door alle specialisten tot en met het besluit.

Waarom zou je dit doen? Om drie redenen:

De belangrijkste: op de werkvloer gebeurt het! Als je sneller, met minder fouten of efficiënter wilt gaan werken moet je op zoek waar dingen beter kunnen. Dat kan je alleen zien in het proces zelf.
De mensen op de werkvloer die het werk uitvoeren weten het beste wat wel en wat niet werkt. Op de werkvloer is dus de beste plek om hen vragen hierover te stellen. Want dan kunnen we het ook meteen laten zien.
Daarnaast is het een mogelijkheid voor management om waardering en respect te tonen voor de mensen die het belangrijkste werk uitvoeren binnen de organisatie.

Samengevat: “ga kijken, vraag waarom, toon respect”. Dit is de basis voor een goede Gembawalk.

Maar dit goed doen is moeilijk genoeg. Het vraagt ten eerste goede voorbereiding op wat je wilt gaan kijken en waarom. Vervolgens is het voor veel mensen heel lastig om waarde vrij vragen te stellen. We zijn vaak geneigd al te weten waar het probleem zit of wat de oplossing is – dat zit echt zoeken naar de oorzaken van problemen in de weg. Maar ook respectvol zijn is niet makkelijk: dat vraagt oprechte interesse in iemands werk en waarderen wat iemand bijdrage is, hoe praktisch of uitvoerend die ook is.

Gembawalks toegepast

Bij Technische Unie gaat Bart Schoonderwoerd, de manager Logistiek iedere maand een dagdeel langs in een van zijn afdelingen om een Gembawalk te doen. Dat doen we met de leidinggevende ter plekke en de mensen waar we langs gaan worden vooraf geïnformeerd. Aan het einde delen we de inzichten die we opgedaan hebben en dit geven we terug aan de medewerkers. Wat is het effect hiervan:

Medewerkers voelen zich gewaardeerd dat “de grote baas” interesse heeft in hun werk.
Het geeft Bart veel beter zicht op wat er speelt op de werkvloer en wat de problemen zijn. Waardoor hij betere besluiten kan nemen in verbeterprojecten en programma’s.
Het geeft de leiding inzicht in welke vaak simpele dingen ze kunnen verbeteren om het werk voor medewerkers makkelijker te maken en daarmee het proces beter uitgevoerd wordt.

Zo waren we laats in het Distributiecentrum in Stijen waar ondanks allerlei tilhulpen toch nog soms een zware doos handmatig van een pallet gehaald moet worden, wat zwaar werk is. Dit kan relatief makkelijk worden opgelost door de pallets eerder in het proces te ontstapelen. Door de leiding snel te regelen en medewerkers blij!