De Gemeente De Ronde Venen heeft in 2022 de organisatiestructuur veranderd, met als doel te zorgen voor een goede leef- en werkomgeving met en voor hun inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen. De uitgangspunten zijn: de samenleving staat centraal, een heldere visie en strategie, processen zijn leidend. De kwaliteit van de processen (en de output) bepaalt hoe dienstverlenend de gemeente is richting bestuur en samenleving.
Naast de nieuwe organisatiestructuur heeft de gemeente de Ronde Venen het ontwikkeltraject “Samen voor elkaar” geïnitieerd. Procense is gevraagd de organisatie te begeleiden met betrekking tot het onderdeel Processen & Ketens.
We zijn gestart met het houden van interviews met de directie, teammanagers en medewerkers over Procesgericht werken. De thema’s hierbij zijn: hoe presteren we naar de samenleving/inwoners, hoe hebben we het georganiseerd, hoe werken we samen, hoe sturen we op resultaten. De interviews hebben de volgende inzichten opgeleverd:
- Om samen beter te presteren pakken we door van teamniveau naar procesniveau
- Om sturing te geven aan de procesketens ontwikkelen teammanagers zich als proceseigenaar
- Om “in het werk-aan het werk” obstakels in de praktijk weg te nemen worden we iedere dag beter.
Vervolgens heeft de directie met de teammanagers de eerste 4 processen gekozen om mee te beginnen. Per proces is een kernteam samengesteld om de procesanalyse uit te voeren. Het in beeld brengen van de procesflow (hoofdactiviteiten en wie ervoor verantwoordelijk is) geeft de medewerkers overzicht van het gehele proces en hun bijdrage daarin. Met het inventariseren en prioriteren van de knelpunten richten we ons op de verbeterpunten die in relatief korte termijn resultaten opleveren. Je kunt namelijk niet alles tegelijk oppakken. Samen met de medewerkers hebben we de gekozen verbeterpunten opgepakt, wisselend van uniforme werkwijzen, duidelijke afspraken met elkaar maken tot kleine systeemaanpassingen. Met als resultaat dat de processen zowel voor de inwoner als de medewerker zelf beter en efficiënter verlopen.
Tevens hebben we taken van de proceseigenaar en procesbeheerder ingericht. De proceseigenaar is in de regel de teammanager die het meest betrokken is bij het proces. De procesbeheerder is een medewerker van één van de teams in het proces die een overkoepelend beeld heeft van het proces en snel en direct kan schakelen met de medewerkers in het proces. De proceseigenaar is eindverantwoordelijk voor de prestaties van het proces. De procesbeheerder monitort het proces op de prestaties en initieert verbeteringen van het proces. Hij/zij informeert en betrekt de proceseigenaar indien het nodig is.
De Procesgericht werken aanpak van de eerste processen heeft geleid tot:
- Veel verbetering door structuur en inzicht, dat geeft rust
- Proces is veel meer duidelijk geworden
- Waardevol om in de sessies zo met elkaar aan de slag te gaan
- De rol van procesbeheerder benoemen en afspreken is fijn
- Minder ruis dan voorheen, we werken nu constructief samen
- We maken minder fouten.
De gemeente de Ronde Venen wil dat alle 15 teammanagers in 2023 een proces hebben beetgepakt met deze methode. Enerzijds om een eerste stap te maken in het Procesgericht werken en anderzijds te ontwikkelen in hun taak als proceseigenaar. Met als doel de dienstverlening naar de samenleving/inwoner stap voor stap te verbeteren.
Bekijk hier de video van deze case: