Succesfactor 3 bij Lean transities: Neem tijd voor de verandering.
Ken je die anekdote van de man die een boom aan het omhakken is met een botte bijl? ‘Waarom ga je bijl niet slijpen, dan gaat het sneller,’ vroeg een voorbijganger. ‘Daar heb ik geen tijd voor,’ antwoordde de houthakker, ‘zie je niet hoe druk ik het heb met hakken?’
Herkenbaar? Bij iedere greenbelt die we in een organisatie opleiden is er altijd discussie over hoeveel tijd hij of zij mag besteden aan het verbeterproject in de praktijk, naast zijn ‘echte’ werk. Fout: leren en verbeteren ís echt werk. Niet iets voor erbij dus.
Lean is continu verbeteren in kleine stapjes. Iedere dag, door iedere medewerker. En dat vraagt dus dagelijks tijd en ruimte om te reflecteren en verbeteren. Waar wij organisaties actief in helpen is om deze reflectiemomenten in te bouwen in het dagelijkse werk. Als vaste routine, als onderdeel van het collectieve gedrag. Het gaat dan om vragen als: ‘wat heb ik vandaag gedaan? Wat ga ik morgen anders doen en wat verwacht ik dan als resultaat?’
De dag- en weekstarts, waarin je evalueert en vooruitkijkt, zijn een bekend leaninstrument. Maar het zit ook in kleine dingen. Aan het eind van een overleg bijvoorbeeld een snelle peilstok: wat ging goed tijdens dit overleg en wat kunnen we volgende keer beter doen? Als iedere medewerker dit gaat doen wordt het onderdeel van de cultuur.
Een van de grootste valkuilen is dat management deze reflectiemomenten skipt in tijden van topdrukte. Het is een signaal dat de meerwaarde van lean nog niet wordt doorgrond. Juist in drukke tijden is een kort afstemmoment cruciaal om de drukte beter aan te kunnen door verbeterafspraken te maken. Denk aan de houthakker.
Bij een grote financiële dienstverlener hebben we onlangs een drukke periode weten te doorstaan juist door dagelijkse reflectie. Via de dagstarts hebben we de productiviteit tijdelijk met 10% weten op te schroeven. Hoe? Niet door nog harder te werken maar door slimmer te werken. Daar waren de dagelijkse afstem momenten tussen teamleiders onderling en de teamleiders met hun teams cruciaal in.
Paradoxaal gezegd: je moet vertragen om te kunnen versnellen. In het Frans: Réculez pour mieux sauter, ga een stapje teug om beter te kunnen springen.
Zodra je dat snapt als management en dit in je hele organisatie hebt georganiseerd, heb je het pad ingeslagen naar continu verbeteren.
De moraal: Vertraag om te kunnen versnellen.