Wat u waarschijnlijk niet wist: ik ben hockeycoach in mijn vrije tijd. Van het team waarin mijn eigen dochter in zit. Het is superleuk om te doen. Je moet steeds weer bedenken hoe kan ik het team op het veld de wedstrijd kan laten winnen. Ik ben namelijk niet zelf aan de bal maar sta letterlijk langs de zijlijn. Hoe doe je dat?

Na een wedstrijd viel me de parallel op met wat ik op mijn werk doe, als lean coach van een manager of een team. Het is het dilemma van elke coach. Zelf doen, voordoen of het ze zelf laten doen? Waarmee help je ze het meeste vooruit?

Zelf doen?

‘Zelf even doen’ is hier een valkuil. Natuurlijk gaat dat sneller, maar daar leert de ander niets van. Je houdt de situatie in stand. Dit zie ik ook veel bij ‘drukke’ managers gebeuren, waardoor ze vooral druk blijven.

Ik kan ook gaan vertéllen wat ze moeten doen, maar de meeste mensen laten zich niet graag iets opgedragen worden. Misschien doen ze het wel 1 of 2 keer voor je, maar zodra je weg bent doen ze het gewoon weer op de oude eigen manier. Ook hier hoor je managers vaak over: “waarom doen ze niet gewoon wat ik zeg?”.

Wat werkt dan wel? Even terug naar het hockeyveld. Ik kan niet iedere speelster op elk moment in de wedstrijd gaan vertellen wat zij moeten doen. Kost mij heel veel energie en daar houd ik een schorre stem aan over. Wat je wilt is dat ze leren eigen keuzes te maken en niet dat ze een marionet worden die alleen maar uitvoert wat de coach zegt. Daar win je een wedstrijd mee.

Vragen stellen

Wat wel werkt is dat ik ze met een opdracht het veld in stuur, observeer hoe ze het uitvoeren en bij een wissel of in de rust vragen daarover stel: hoe ging het? Wat ging goed en wat kan nog beter? En feedback geven op wat ik gezien heb. Zelf tot nieuw inzicht laten komen. Dat hebben ze deze ene keer niet alleen wat aan, maar alle wedstrijden die ze in hun leven nog voor hun hebben.

Stel dat ze later zelf gaan leiding geven, dan hebben ze mijn coaching in ieder geval niet meer nodig om succesvol te zijn.

Een van mijn opdrachtgevers was altijd te laat. Hij rende de vergadering binnen, kwam te laat op afspraken, moest altijd nog even iets regelen of een telefoontje plegen, of langs zijn secretaresse. U kent het wel: een stereotiepe drukke manager.

Hij had nooit tijd in zijn agenda. Nadat wij driemaal een afspraak hadden verzet en eindelijk eens rustig zaten, erkende hij dat hij niet het toonbeeld was van een Lean Manager. Tijdmanagement was een probleem voor hem en hij wilde er iets aan doen. Hij werd geleefd door zijn agenda en kwam niet toe aan zijn eigen actiepunten. Hij kwam al helemaal niet meer op de werkvloer.

“Laten we eens door je agenda lopen en een maand analyseren”, stelde ik voor. We deden dat natuurlijk meteen want anders zouden we een nieuwe afspraak moeten maken. Ik stelde hem twee vragen:

1. “Welke activiteiten voegen echt waarde toe en welke niet?”  en
2. Hoe zou jouw agenda er idealiter uitzien?

We maakten een overzicht en hebben onnodige afspraken geskipt. Vervolgens hebben we een dagdeel per week vast ingepland om naar de werkvloer te gaan. Ook coaching-sessies met zijn mensen legden we gestructureerd vast. Daar was hij het afgelopen jaar al helemaal niet aan toe gekomen. Alle tijd werd namelijk opgeslokt door ad-hoc overleggen en vergaderingen.

Uren van drie kwartier

De laatste maatregel was een simpele. We maakten “uren” van drie kwartier. Waarom zou een afspraak of een vergadering namelijk altijd precies een klokuur moeten duren? In drie kwartier kun je net zoveel doen. En het mooie is, je houdt een kwartier over tussen je afspraken om acties uit te voeren en het volgende overleg voor te bereiden.

Over een week zouden we weer afspraken. De afspraak werd niet afgezegd. Ik zag het al toen ik binnenkwam. Hij zag er ontspannen uit. “En?”, vroeg ik hem.

“Het werkt geweldig zei hij. Een lege agenda. Ik kom nu weer toe aan de belangrijke dingen en ben niet voortdurend brandjes aan het blussen. En dat kwartiertje van jou is het ei van Columbus. Ik kom nooit meer tijd te kort. Na elke afspraak heb ik even overleg met mijn secretaresse om de actiepunten uit te zetten.”

Na – inderdaad – drie kwartier stond ik weer buiten.