Een van mijn opdrachtgevers was altijd te laat. Hij rende de vergadering binnen, kwam te laat op afspraken, moest altijd nog even iets regelen of een telefoontje plegen, of langs zijn secretaresse. U kent het wel: een stereotiepe drukke manager.
Hij had nooit tijd in zijn agenda. Nadat wij driemaal een afspraak hadden verzet en eindelijk eens rustig zaten, erkende hij dat hij niet het toonbeeld was van een Lean Manager. Tijdmanagement was een probleem voor hem en hij wilde er iets aan doen. Hij werd geleefd door zijn agenda en kwam niet toe aan zijn eigen actiepunten. Hij kwam al helemaal niet meer op de werkvloer.
“Laten we eens door je agenda lopen en een maand analyseren”, stelde ik voor. We deden dat natuurlijk meteen want anders zouden we een nieuwe afspraak moeten maken. Ik stelde hem twee vragen:
- “Welke activiteiten voegen echt waarde toe en welke niet?” en
- Hoe zou jouw agenda er idealiter uitzien?
We maakten een overzicht en hebben onnodige afspraken geskipt. Vervolgens hebben we een dagdeel per week vast ingepland om naar de werkvloer te gaan. Ook coaching-sessies met zijn mensen legden we gestructureerd vast. Daar was hij het afgelopen jaar al helemaal niet aan toe gekomen. Alle tijd werd namelijk opgeslokt door ad-hoc overleggen en vergaderingen.
Uren van drie kwartier
De laatste maatregel was een simpele. We maakten “uren” van drie kwartier. Waarom zou een afspraak of een vergadering namelijk altijd precies een klokuur moeten duren? In drie kwartier kun je net zoveel doen. En het mooie is, je houdt een kwartier over tussen je afspraken om acties uit te voeren en het volgende overleg voor te bereiden.
Over een week zouden we weer afspraken. De afspraak werd niet afgezegd. Ik zag het al toen ik binnenkwam. Hij zag er ontspannen uit. “En?”, vroeg ik hem.
“Het werkt geweldig zei hij. Een lege agenda. Ik kom nu weer toe aan de belangrijke dingen en ben niet voortdurend brandjes aan het blussen. En dat kwartiertje van jou is het ei van Columbus. Ik kom nooit meer tijd te kort. Na elke afspraak heb ik even overleg met mijn secretaresse om de actiepunten uit te zetten.”
Na – inderdaad – drie kwartier stond ik weer buiten.